개인정보 처리방침
AI-X-16-1 팀(이하 "회사")는 「개인정보 보호법」 제30조에 따라 정보주체의 개인정보를 보호하고 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 다음과 같이 개인정보 처리방침을 수립·공개합니다.
제1조(개인정보의 처리 목적)
회사는 다음의 목적을 위하여 개인정보를 처리합니다. 처리하는 개인정보는 다음의 목적 이외의 용도로는 이용되지 않으며, 이용 목적이 변경되는 경우에는 「개인정보 보호법」 제18조에 따라 별도의 동의를 받는 등 필요한 조치를 이행합니다.
- 회원 가입 및 관리: Google 계정을 통한 본인 식별·인증, 회원 자격의 유지·관리, 각종 고지·통지
- 회의 기록 서비스의 제공: 회의 음성의 전사, 화자 구분, 전사문에 포함된 개인정보의 가림 처리, 회의 기록의 열람 제공
- 회의 분석 서비스의 제공: 할 일 및 결정 사항의 추출, 논의되지 않은 항목의 탐지, 이전 회의와의 연결, 팀 단위 지표의 산출
- 팀 자료의 보관 및 검색: 팀 구성원이 팀의 자료에 올린 문서 파일의 글을 가림 처리하여 보관, 같은 팀의 구성원이 입력한 질문에 가까운 자료의 검색 및 그 가림 처리된 글의 일부의 열람 제공
- 외부 서비스 연동: 이용자 또는 이용자가 속한 팀이 연결한 외부 서비스로의 결과 전달
- 고충 처리: 민원인의 신원 확인, 민원 사항의 확인, 처리 결과의 통보
회사는 「개인정보 보호법」 제15조 제1항 제1호(정보주체의 동의) 및 제4호(정보주체와 체결한 계약의 이행)에 근거하여 개인정보를 처리합니다.
제2조(처리하는 개인정보의 항목)
① 회사는 다음의 개인정보 항목을 처리합니다.
| 구분 | 처리 항목 | 수집 방법 |
|---|---|---|
| 회원 정보 | 전자우편 주소, 이름, Google 계정 식별자, 최종 로그인 일시 | Google 로그인 시 Google로부터 제공받음 |
| 팀 정보 | 소속 팀, 팀 내 역할, 본인의 팀 목록에서 위에 고정한 팀 | 이용자의 입력 |
| 회의 정보 | 회의 제목, 시작 일시, 길이, 참석자 표시(화자 이름표, 역할), 계정이 없는 참석자에 대하여 팀 구성원이 해당 회의에 한하여 직접 입력한 이름 | 이용자의 입력 및 서비스 이용 과정에서 생성 |
| 음성 녹음 | 이용자가 업로드하거나 실시간 회의 기능으로 전송한 음성 | 이용자의 업로드 또는 전송 |
| 전사문 | 가림 처리된 발화 내용, 화자, 발화의 시작 및 종료 시각 | 서비스 이용 과정에서 생성 |
| 음성 특징정보 | 음성에서 추출한 특징값(제10조 제4항에 따라 회사가 해당 기능을 활성화한 경우에 한함) | 서비스 이용 과정에서 생성 |
| 분석 결과 | 할 일(담당자 및 기한 포함), 결정 사항, 논의되지 않은 항목, 회의에서 추출한 주제의 명칭(발화에서 추출하므로 성명이 포함될 수 있음), 참석자별 주제 발언 여부, 회의 간 연결 정보, 결정의 이전 논의에서 발언하였으나 결정이 바뀐 회의에서는 발언하지 않은 팀 구성원(회의에 참석하였더라도 발언하지 않은 경우를 포함하며, 결정의 이력에 기록되고 결정이 바뀐 회의가 삭제되면 함께 삭제됩니다), 팀 단위 지표 | 서비스 이용 과정에서 생성 |
| 팀이 올린 문서 자료 | 팀 구성원이 팀의 자료에 올린 문서 파일에서 읽은 글(가림 처리된 것), 그 글을 찾는 데 쓰기 위하여 가림 처리된 글로부터 계산한 수치(벡터)와 계산에 쓴 모델의 이름, 구성원이 입력한 자료의 제목, 올린 일시. 파일의 원본, 파일의 이름 및 올린 사람은 저장하지 않습니다(회사가 해당 기능을 활성화한 경우에 한함) | 팀 구성원의 업로드 |
| 받지 않은 문서 파일의 기록 | 기밀 표시가 있어 받지 않은 파일에 대하여 해당 팀, 일시, 표시의 종류 및 그 팀의 승인 권한이 있는 이용자에게 알림을 보낸 일시. 파일의 이름, 제목, 내용 및 올린 사람은 기록하지 않으며, 알림을 받은 사람과 이 기록을 확인한 사람도 기록하지 않습니다. 이 기록은 해당 팀에서 '전체' 범위의 승인 권한이 있는 이용자만 서비스 화면에서 볼 수 있습니다 | 서비스 이용 과정에서 생성 |
| 동의 확인 기록 | 회의별 동의 확인자, 확인 일시 | 이용자의 입력 |
| 약관 동의 기록 | 동의한 문서(이용약관, 개인정보 처리방침), 문서의 판, 동의 일시 | 이용자의 동의 |
| 초대 대상자 정보 | 팀 구성원이 팀에 초대하기 위하여 입력한 전자우편 주소(아직 가입하지 않은 사람의 주소를 포함) | 팀 구성원의 입력 |
| 알림 설정 | 본인에게 오는 알림의 수신 여부, 본인이 정한 알림 중지 기간(시작일 및 종료일) | 이용자의 입력 |
| 알림 발송 기록 | 본인에게 마감 알림, 월요일 요약, 아침 요약, 오늘 업무 보고 초안 및 회의 직후 알림을 보냈다는 사실과 그 일시. 메시지의 내용은 보관하지 않습니다 | 서비스 이용 과정에서 생성 |
| 부재중 일정의 시각 | 이용자가 연결한 Google Calendar의 부재중 일정의 시작 및 종료 시각(회사가 해당 기능을 활성화한 경우에 한함). 일정의 제목, 내용, 참석자 및 그 밖의 일정은 조회하지 않습니다 | 이용자가 연결한 Google Calendar로부터 조회 |
| 연동 정보 | Slack, Notion, Jira, Google Calendar의 접근 토큰 및 연동 설정, 초대 메일을 보내기 위하여 이용자가 연결한 Gmail의 접근 토큰(메일 보내기 권한에 한하며 메일함을 읽는 권한은 받지 않습니다) | 이용자가 외부 서비스를 연결할 때 해당 서비스로부터 제공받음 |
| 자동 생성 정보 | 쿠키(세션 식별자). 접속 일시, 접속 IP 주소 및 요청한 주소(팀을 가리키는 번호가 포함될 수 있습니다)는 서비스의 데이터베이스에 저장하지 않으나, 회사가 운영하는 서버와 접속을 중계하는 Cloudflare, Inc.의 접속 기록에 남을 수 있습니다 | 서비스 이용 과정에서 자동 생성 |
② 회사는 전사문에 포함된 전화번호, 전자우편 주소, 주민등록번호, 계좌번호 및 신용카드번호를 저장하기 전에 가림 처리하며, 가림 처리 전의 원문은 저장하지 않습니다. 성명은 가림 처리 대상에 포함되지 않습니다.
③ 회사는 회의에서 각 참석자가 발화한 비율을 산출하여 해당 참석자 본인에게만 제공하며, 참석자별 발화량을 저장하지 않습니다. 주제별 발언 여부는 발언의 유무만을 기록하며, 해당 회의가 속한 팀의 구성원이 리포트에서 열람할 수 있습니다.
④ 회사는 음성 녹음 및 전사문을 인공지능 모델의 학습 목적으로 보관하거나 이용하지 않습니다.
⑤ 회사는 팀 구성원이 팀의 자료에 올린 문서 파일을 그 요청을 처리하는 동안에만 읽으며, 파일의 원본은 저장하지 않습니다. 파일에서 읽은 글은 전화번호, 전자우편 주소, 주민등록번호, 계좌번호 및 신용카드번호를 가림 처리한 뒤에 저장하며, 가림 처리 전의 글은 저장하지 않습니다. 가림 처리는 자동화된 방법으로 이루어지므로, 줄이나 쪽이 바뀌는 곳에서 나뉘어 적힌 번호나 전자우편 주소는 가려지지 않은 채 보관될 수 있습니다. 문서 자료에는 가려지지 않은 부분만 골라 가리는 기능이 없으며, 팀 구성원은 그 자료를 삭제할 수 있습니다. 성명과 그 밖에 문장으로 적힌 내용은 가림 처리 대상에 포함되지 않으므로, 보관되는 글에 남을 수 있습니다. 자료에는 올린 사람을 기록하지 않습니다. 회사는 이 글을 외부 서비스에 전송하지 않으며, 인공지능 모델의 학습 목적으로 이용하지 않습니다. 팀 구성원이 자료를 찾기 위하여 입력한 질문은 같은 방법으로 가림 처리한 뒤 자료를 찾는 데에만 이용하며, 저장하거나 로그에 기록하지 않습니다.
제3조(개인정보의 처리 및 보유 기간)
① 회사는 법령에 따른 개인정보 보유·이용 기간 또는 정보주체로부터 개인정보를 수집할 때 동의받은 개인정보 보유·이용 기간 내에서 개인정보를 처리·보유합니다.
② 각 개인정보의 처리 및 보유 기간은 다음과 같습니다.
| 대상 | 보유 기간 |
|---|---|
| 음성 녹음 | 전사가 종료될 때까지. 전사의 성공, 실패, 취소를 불문하고 종료 즉시 파기합니다. |
| 회의 정보, 전사문, 분석 결과 등 해당 회의에 부속된 자료 | 음성을 업로드하거나 실시간 회의를 시작한 날부터 90일. 팀은 보유 기간을 30일, 90일, 180일, 365일 중에서 정할 수 있습니다. |
| 회의별 음성 특징정보 | 해당 회의의 보유 기간과 같습니다. |
| 결정의 이력에 기록된, 결정의 이전 논의에서 발언하였으나 결정이 바뀐 회의에서는 발언하지 않은 팀 구성원(회의에 참석하였더라도 발언하지 않은 경우를 포함합니다) | 결정이 바뀐 해당 회의의 보유 기간과 같습니다. 그 회의가 삭제되면 함께 삭제됩니다. |
| 본인 확인을 거친 음성 프로필 | 해당 이용자가 참석한 회의가 보유되는 동안. 마지막 회의의 보유 기간이 만료되면 파기합니다. |
| 회원 정보, 연동 정보, 알림의 수신 여부, 약관 동의 기록 | 회원 탈퇴 시까지 |
| 본인이 정한 알림 중지 기간 | 정한 종료일이 지날 때까지. 종료일이 지나면 파기하며, 이용자가 해제하거나 탈퇴하는 때에도 파기합니다. |
| 알림 발송 기록 | 마감 알림의 발송 기록은 해당 할 일이 삭제될 때까지(회의의 보유 기간이 만료되어 삭제되는 경우를 포함합니다). 월요일 요약 및 아침 요약의 발송 기록은 회원 탈퇴 또는 팀의 삭제 시까지. 회의 직후 알림의 발송 기록은 해당 회의가 삭제될 때까지(회의의 보유 기간이 만료되어 삭제되는 경우를 포함합니다) 또는 회원 탈퇴 시까지. 오늘 업무 보고 초안은 본인이 담당하는 항목이 완료되었거나 진행 중으로 바뀐 날에만 보내므로, 그 발송 기록은 같은 날 다시 보내지 않기 위하여서만 쓰고 발송한 날이 지난 뒤 처음 실행되는 정리 작업(10분마다 실행)에서 삭제합니다. 발송 일시가 남으므로 평소보다 늦게 발송된 날은 그 사유를 짐작할 여지가 있으나, 사유는 기록하지 않습니다. |
| 부재중 일정의 시각 | 저장하지 않습니다. 본인에게 월요일 요약, 아침 요약, 오늘 업무 보고 초안 또는 회의 직후 알림을 보낼지 판단하는 때에 조회하여 그 판단에만 쓰고 보관하지 않습니다. |
| 계정이 없는 참석자에 대하여 직접 입력한 이름 | 해당 회의의 보유 기간과 같습니다. 다른 회의에는 쓰이지 않습니다. |
| 초대 대상자의 전자우편 주소 | 초대가 수락되거나, 7일이 지나 만료되거나, 같은 주소로 다시 초대하여 교체되거나, 팀 또는 초대한 회원이 삭제되거나, 해당 주소의 회원이 탈퇴하는 때 중 먼저 오는 때까지 |
| 팀이 올린 문서 자료(가림 처리된 글 및 제목) | 올린 때에 정해지는 삭제일까지. 삭제일은 올린 날에 그날의 해당 팀 보유 기간(90일을 기본으로 하며, 팀이 30일, 90일, 180일, 365일 중에서 정한 기간)을 더한 날이며, 팀이 그 뒤에 보유 기간을 바꾸더라도 이미 올린 자료의 삭제일은 달라지지 않습니다. 팀이 자료 화면에서 "팀이 지울 때까지 보관"을 선택한 동안에는 삭제일이 지나도 삭제하지 않고, 팀 구성원이 삭제하거나 팀이 삭제되거나 팀에 구성원이 한 명도 남지 않게 될 때까지 보관합니다. 팀이 그 선택을 되돌리면 각 자료에 정해져 있던 삭제일이 다시 적용되며, 삭제일이 이미 지난 자료는 삭제됩니다. |
| 받지 않은 문서 파일의 기록 | '전체' 범위의 승인 권한이 있는 이용자가 서비스 화면에서 확인할 때까지. 확인하지 않은 기록은 알림을 보냈는지와 관계없이 기록한 날부터 30일. 알림을 보낸 일시는 그 기록과 함께 삭제합니다. 팀에 구성원이 한 명도 남지 않게 된 경우에는 그 전이라도 삭제합니다 |
③ 과거에 진행된 회의의 음성을 나중에 업로드하는 경우 보유 기간은 업로드한 날부터 기산합니다.
제4조(개인정보의 파기 절차 및 방법)
① 회사는 개인정보 보유 기간의 경과, 처리 목적의 달성 등으로 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 해당 개인정보를 파기합니다.
② 개인정보의 파기 절차는 다음과 같습니다.
- 음성 녹음은 전사가 종료되는 즉시 삭제합니다. 삭제되지 않고 남은 임시 파일이 있는지 1시간마다 점검하여 삭제합니다.
- 보유 기간이 만료된 회의는 1시간마다 확인하여 해당 회의에 부속된 자료 일체와 함께 삭제합니다.
- 삭제일이 지난 팀의 문서 자료는 1시간마다 확인하여 가림 처리된 글과 함께 삭제합니다. 팀 구성원은 누구나 언제든지 팀의 문서 자료를 삭제할 수 있으며, 삭제하면 가림 처리된 글이 즉시 함께 삭제되고 복구할 수 없습니다. 회원의 탈퇴 또는 본인 발화의 삭제로는 팀의 문서 자료가 삭제되지 않습니다. 다만 팀에 구성원이 한 명도 남지 않게 된 경우(마지막 구성원이 탈퇴한 경우를 포함합니다)에는 1시간마다 확인하여, 팀이 지울 때까지 보관하도록 정한 경우에도, 그 팀의 문서 자료와 등록한 링크, 받지 않은 문서 파일의 기록을 모두 삭제하며 복구할 수 없습니다.
- 회원이 탈퇴하면 해당 회원의 발화, 음성 특징정보 및 회원 정보를 삭제합니다.
- 팀에 남은 구성원이 한 명뿐인 경우 그 구성원은 팀을 삭제할 수 있습니다. 팀을 삭제하면 해당 팀, 팀의 모든 회의 및 그 회의에 부속된 자료 일체와 팀의 문서 자료를 삭제하며, 여기에는 먼저 팀에서 나간 구성원이 그 팀의 회의에서 한 발화가 포함됩니다. 회사는 팀의 삭제를 먼저 팀에서 나간 구성원에게 따로 알리지 않습니다. 전사가 진행 중이거나 실시간 회의가 열려 있는 동안에는 팀을 삭제할 수 없습니다.
- 팀의 구성원은 그 팀의 회의를 삭제할 수 있습니다. 회의를 삭제하면 해당 회의 및 그 회의에 부속된 자료 일체를 삭제하며, 여기에는 다른 사람(먼저 팀에서 나간 구성원을 포함합니다)이 그 회의에서 한 발화가 포함됩니다. 회사는 회의의 삭제를 그 회의에서 발언한 다른 사람에게 따로 알리지 않습니다. 전사가 진행 중이거나 실시간 회의가 열려 있는 동안에는 그 회의를 삭제할 수 없습니다.
③ 회사는 삭제 표시만 하고 정보를 남겨 두는 방식을 사용하지 않으며, 전자적 파일 형태로 기록·저장된 개인정보를 데이터베이스에서 삭제합니다.
④ 이용자가 자신의 발화를 삭제한 경우, 그 발화에서 생성된 할 일, 결정 사항 및 논의 누락 분석에서는 해당 이용자의 발화 내용을 삭제하고, 팀의 업무 항목은 삭제된 발화에서 생성된 항목임을 표시하여 유지합니다. 회의 간 연결을 위하여 보관하는 결정 문장도 삭제된 발화에서 만든 경우 "삭제된 발화에서 만든 항목"으로 바꾸며, 회의에서 추출한 주제의 명칭은 그 주제가 나온 발화가 모두 삭제된 경우에 삭제하므로 다른 참석자도 같은 주제를 말한 경우에는 남습니다. 다만, 이미 Slack 등 외부 도구에 게시된 리포트 사본은 해당 도구에 남습니다.
⑤ 이용자 또는 팀이 연결한 외부 서비스에 전달된 사본의 처리는 다음과 같습니다.
- Notion 및 Jira에 전달된 할 일 및 결정 사항은 해당 팀의 기록으로서 회의의 삭제, 보유 기간의 만료, 팀의 삭제 또는 회원 탈퇴로 삭제되지 않습니다. 이용자가 자신의 발화를 삭제하거나 내용을 정정한 경우에는 그 사본의 문장에 이를 반영합니다.
- 이용자가 할 일을 삭제한 경우 해당 Notion 페이지는 휴지통으로 옮기고 Jira 항목은 종료 처리합니다. 이용자가 결정 사항의 확정을 취소하거나 결정 사항을 삭제한 경우에는 해당 Notion 페이지와 Jira 항목에서 결정 사항의 문장을 지운 뒤 Notion 페이지는 휴지통으로 옮기고 Jira 항목은 종료 처리합니다(Jira 항목은 삭제하지 않습니다). 외부 서비스의 응답이 없어 처리하지 못한 사본은 기록해 두었다가 다시 시도하며, 거듭 실패한 사본은 해당 서비스에 남을 수 있습니다. Notion의 페이지 변경 이력과 Jira의 항목 변경 이력에는, 각 서비스가 자체적으로 보관하는 범위에서 지우기 전의 문장이 남을 수 있습니다.
- Slack, Notion 및 Jira에 보낸 프로젝트별 회의록은 해당 회의가 삭제되거나 보유 기간이 만료된 경우 회수(내용을 비우고 삭제 또는 종료)를 요청하고, 그 회의록에 포함된 내용이 삭제·정정·확정 취소된 경우 사본을 다시 작성합니다. 외부 서비스의 응답이 없으면 일정 기간 다시 시도하며, 그래도 처리하지 못한 사본은 해당 서비스에 남을 수 있습니다. 다만, 팀에 남은 마지막 구성원이 팀을 삭제한 경우에는 팀이 연결한 외부 서비스의 연동 정보가 함께 삭제되므로 회수를 요청하지 않으며, 그 사본은 해당 서비스에 남습니다.
- 팀의 Slack 채널에 보낸 회의 리포트 및 주간 팀 리포트는 회의의 삭제, 보유 기간의 만료 또는 회원 탈퇴 시 회수하지 않으며, 해당 채널에 남습니다.
- 본인에게 Slack으로 보낸 확인 요청 메시지, 마감 알림, 월요일 요약, 아침 요약, 오늘 업무 보고 초안 및 회의 직후 알림도 회의의 삭제, 보유 기간의 만료 또는 회원 탈퇴 시 회수하지 않으며, 본인의 Slack에 남습니다. 다만, 확인 요청 메시지가 인용한 발화가 정정된 경우에는 그 메시지의 인용문을 정정된 내용으로 바꿉니다.
- 팀의 Slack 채널에 보낸 이전 회의와의 연결 알림, 결정 사항의 변경 공지, 회의 전 브리핑 및 추출 실패 알림과, 결정이 바뀐 회의에서 발언하지 않은 본인에게 Slack으로 보낸 알림도 회의의 삭제, 보유 기간의 만료 또는 회원 탈퇴 시 회수하거나 고쳐 쓰지 않으며, 해당 채널 또는 본인의 Slack에 남습니다. 받지 않은 문서 파일이 있음을 알리려고 승인 권한이 있는 이용자 본인에게 Slack으로 보낸 알림도 그 기록이 확인되거나 삭제된 뒤에 회수하지 않으며, 본인의 Slack에 남습니다.
- 팀의 Slack 채널에 보낸 논의 누락 알림(질문 카드, 담당자를 지정한 질문 및 다음 회의 안건 공지)은 회의의 삭제, 보유 기간의 만료 또는 회원 탈퇴 시 회수하거나 고쳐 쓰지 않으며, 해당 채널에 남습니다.
- 담당자 본인의 Google Calendar에 등록된 일정은 삭제를 요청하며, Google의 응답이 없는 경우 일정이 남을 수 있습니다.
- 팀장이 후속 회의 제안을 승인하여 승인한 이용자 본인의 Google Calendar에 만든 후속 회의 일정은 그 이용자가 주관하는 일정이므로 회의의 삭제, 보유 기간의 만료 또는 회원 탈퇴 시 삭제하지 않으며, 일정 설명에 넣은 논의 누락만 빼고, Google의 응답이 없는 경우 남을 수 있습니다. 이 승인으로 팀의 Slack 채널에 보낸 후속 회의 공지는 회수하지 않으며, 해당 채널에 남습니다.
- 다음 회의 잡기로 이용자 본인의 Google Calendar 일정 설명에 넣은 논의 누락은 해당 논의 누락을 되돌리거나, 회의가 삭제되거나 보유 기간이 만료되거나, 그 이용자가 탈퇴하거나 팀을 떠난 경우 일정 설명에서 빼며, Google의 응답이 없는 경우 남을 수 있습니다.
- 회원이 탈퇴하는 경우 해당 회원이 Google Calendar 연결 및 Gmail을 통한 초대 메일 발송을 위하여 부여한 권한의 해지를 Google에 요청합니다. Google의 응답이 없는 경우 그 권한은 이용자가 Google 계정에서 직접 해제할 때까지 남을 수 있으며, 회사는 탈퇴 후 해당 권한의 사본을 보관하지 않습니다.
제5조(개인정보의 제3자 제공)
① 회사는 정보주체의 개인정보를 제1조에서 명시한 범위 내에서만 처리하며, 정보주체의 동의, 법률의 특별한 규정 등 「개인정보 보호법」 제17조 및 제18조에 해당하는 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공합니다.
② 회사는 이용자 또는 이용자가 속한 팀이 직접 연결한 외부 서비스에 한하여 다음과 같이 개인정보를 제공합니다. 연결하지 않은 외부 서비스에는 제공하지 않습니다.
| 제공받는 자 | 제공 항목 | 제공 목적 | 제공 시기 | 보유 및 이용 기간 |
|---|---|---|---|---|
| Slack Technologies, LLC (Slack) | 본인에게 보내는 확인 요청 메시지(본인의 발화 인용 포함), 본인의 발화 비율 및 승인을 기다리는 제안의 건수, 결정의 이전 논의에서 발언하였으나 결정이 바뀐 회의에서는 발언하지 않은 본인에게 보내는 알림(결정 문장의 일부, 주제의 명칭 및 회의 일자). 회사가 자료 업로드 기능을 활성화한 경우, 기밀 표시가 있어 받지 않은 문서 파일이 있는 팀에서 '전체' 범위의 승인 권한이 있는 이용자 본인에게 보내는 알림(확인을 기다리는 받지 않은 파일의 건수 및 서비스 화면 링크. 파일의 이름, 일시, 표시의 종류 및 올린 사람은 싣지 않습니다. 1시간마다 확인하여 보내며, 받지 않은 파일 하나에 대하여 한 번만 알립니다). 회사가 해당 기능을 활성화한 경우 본인에게 보내는 마감 알림, 매주 월요일(월요일이 공휴일인 주에는 그 주의 월요일부터 금요일까지 중 공휴일이 아닌 첫날)의 본인 할 일 요약, 화요일부터 금요일까지 아침의 본인 업무 요약 및 월요일부터 금요일까지 오후의 본인 업무 보고 초안(본인이 담당하는 할 일의 내용, 기한, 회의 제목 및 서비스 화면 링크. 아침 요약에는 지난 요약 이후 본인이 완료하였거나 새로 맡은 항목이 포함됩니다. 끝내지 않고 닫힌 본인 담당 항목은 아침 요약과 오늘 업무 보고 초안에서 완료한 항목과 구분하여 적습니다. 오늘 업무 보고 초안은 그날 본인이 담당하는 항목 중 완료되었거나 진행 중으로 바뀐 것이 있는 날에만 보내며, 본인이 팀에 직접 붙여 넣을 수 있도록 팀의 명칭을 적은 보고문의 형태입니다. 회사는 이를 본인에게만 보내고, 팀이나 다른 이용자에게 보내지 않습니다. 이용자는 본인에게 오는 이 알림을 끌 수 있으며, 끄면 마감 알림, 월요일 요약, 아침 요약, 오늘 업무 보고 초안 및 회의 직후 알림이 모두 중지됩니다. 기간을 정하여 월요일 요약, 아침 요약, 오늘 업무 보고 초안 및 회의 직후 알림만 받지 않을 수도 있습니다. 월요일 요약, 아침 요약 및 오늘 업무 보고 초안은 공휴일에는 보내지 않으며, 회사가 해당 기능을 활성화한 경우 본인이 연결한 Google Calendar에 부재중 일정이 있는 시간에도 보내지 않습니다. 월요일 요약을 월요일이 아닌 날에 보내는 주에는 그날의 아침 요약을 보내지 않습니다). 회사가 해당 기능을 활성화한 경우 회의가 처리된 직후 그 회의에서 담당 항목이 생긴 본인에게 보내는 회의 직후 알림(회의 제목, 본인의 확인을 기다리는 본인 담당 항목의 건수, 이미 확정된 본인 담당 항목의 내용 및 기한, 서비스 화면 링크. 확정되지 않은 항목의 내용과 기한은 싣지 않습니다. 공휴일이 아닌 월요일부터 금요일까지 09시부터 17시 사이에 보내고, 그 밖의 시간에 처리된 회의의 알림은 다음 근무일 09시 이후에 보냅니다. 본인이 연결한 Google Calendar에 부재중 일정이 있는 시간에는, 회사가 해당 기능을 활성화한 경우 보내지 않습니다). 팀 채널에 보내는 회의 리포트 및 주간 팀 리포트(팀 단위로 집계한 지표, 반복되는 논의 누락의 유형, 할 일의 건수), 회의의 할 일 및 결정 사항의 추출이 연속하여 3회 실패한 때 팀 채널에 1회 보내는 알림(회의 제목, 시도 횟수 및 서비스 화면 링크. 발화 내용과 오류의 내용은 싣지 않습니다), 이전 회의와 연결된 주제의 명칭, 변경된 결정 사항의 문장 일부와 주제의 명칭(팀 채널의 이 공지에는 결정이 바뀐 회의에서 발언하지 않은 위 구성원이 있었다는 사실만 적고, 그 구성원의 이름과 인원수는 싣지 않습니다), 회의 전 브리핑(이전 회의의 요약 및 예정 안건), 팀 구성원이 보내기를 선택한 프로젝트별 회의록(팀 및 프로젝트의 명칭, 회의 일자, 확정된 결정 사항과 할 일의 내용 또는 그 내용을 줄인 제목·담당자·기한), 팀장이 후속 회의 제안을 승인한 때 팀 채널에 1회 보내는 공지(회의 제목, 후속 회의의 일시, 열린 논의 누락의 제목과 추천 질문 및 승인한 구성원의 표시 이름. 팀 구성원 개인에게는 보내지 않습니다), 팀 구성원이 논의 누락 화면에서 보내기를 선택한 논의 누락 알림(논의 누락의 제목과 추천 질문, 회의 제목 및 보낸 구성원의 표시 이름. 질문 카드는 위험도가 높은 논의 누락을 최대 3건까지 보내고 나머지는 건수와 서비스 화면 링크로 알리며, 회의 리포트가 팀 채널에 게시된 뒤에는 그 리포트의 쓰레드에 답글로 보냅니다. 담당자를 지정한 질문에는 지정된 구성원을 그 구성원이 연결한 Slack 계정으로 언급하거나, 연결하지 않은 경우 표시 이름을 적습니다. 다음 회의 안건 공지에는 다음 회의 일정의 날짜와 시각을 적습니다) | 확인 요청 및 알림의 전달 | 팀이 Slack을 연결한 때부터 | 해당 서비스의 약관 및 팀의 설정에 따름 |
| Notion Labs, Inc. (Notion) | 확정된 할 일 및 결정 사항(내용 및 그 내용을 줄인 제목, 담당자, 기한, 상태, 회의 제목). 팀 구성원이 보내기를 선택한 프로젝트별 회의록(팀 및 프로젝트의 명칭, 회의 일자, 확정된 결정 사항과 할 일의 내용 또는 그 내용을 줄인 제목·담당자·기한) | 팀의 업무 기록 작성 | 팀이 Notion을 연결하고 이용자가 항목을 확정한 때. 프로젝트별 회의록은 팀 구성원이 보내기를 선택한 때 | 해당 서비스의 약관 및 팀의 설정에 따름 |
| Atlassian Pty Ltd (Jira) | 확정된 할 일(내용 및 그 내용을 줄인 제목, 기한, 담당자의 Jira 계정) 및 담당자의 Jira 계정을 찾기 위한 담당자의 전자우편 주소. 확정된 결정 사항의 문장 및 그 문장을 줄인 제목. 팀 구성원이 보내기를 선택한 프로젝트별 회의록(팀 및 프로젝트의 명칭, 회의 일자, 확정된 결정 사항과 할 일의 내용 또는 그 내용을 줄인 제목·담당자·기한) | 팀의 업무 항목 등록 | 팀이 Jira를 연결하고 이용자가 항목을 확정한 때. 프로젝트별 회의록은 팀 구성원이 보내기를 선택한 때 | 해당 서비스의 약관 및 팀의 설정에 따름 |
| Google LLC (Google Calendar) | 할 일의 내용, 그 내용을 줄인 제목 및 기한. 참석자와 전사 내용은 포함하지 않습니다. 이용자가 본인의 캘린더에도 추가하기를 선택한 경우에 한하여 본인이 정한 알림 중지 기간(시작일 및 종료일). 팀장이 후속 회의 제안을 승인한 경우 승인한 이용자 본인의 캘린더에 만드는 후속 회의 일정(회의 제목, 일시, 열린 논의 누락의 제목과 추천 질문. 다른 사람을 초대하지 않으며 다른 사람의 메일 주소를 보내지 않습니다). 이용자가 논의 누락 화면에서 다음 회의 잡기를 선택한 경우 그 이용자 본인이 고른 일정의 설명에 넣는 회의의 열린 논의 누락의 제목과 추천 질문(팀 밖의 참석자가 있거나 참석자를 모두 확인할 수 없는 일정에는 넣지 않습니다) | 담당자 본인의 일정 등록. 이용자가 선택한 경우 본인의 휴가 일정(비공개 종일 일정) 등록. 팀장이 승인한 경우 승인한 이용자 본인의 후속 회의 일정 등록. 이용자가 선택한 경우 본인의 다음 회의 일정에 논의할 안건 추가 | 담당자가 본인의 캘린더를 연결한 때부터. 알림 중지 기간은 이용자가 본인의 캘린더에도 추가하기를 선택하고 저장한 때에 한하며, 선택하지 않은 기간은 Google에 전송하지 않습니다. | 해당 서비스의 약관 및 이용자의 설정에 따름. 캘린더에 추가한 휴가 일정은 이용자가 선택을 해제하거나 기간을 해제하면 삭제하며, 종료일이 지난 일정은 이용자 본인의 캘린더에 남습니다. |
| Google LLC (Gmail) | 초대 대상자의 전자우편 주소, 초대한 회원의 이름, 팀의 명칭, 초대 링크 및 그 만료일 | 초대한 회원 본인의 Gmail 주소로 팀 초대 메일 발송 | 회원이 본인의 Gmail을 연결하고 초대 메일 보내기를 선택한 때. 선택하지 않은 초대는 Google에 전송하지 않습니다. | 해당 서비스의 약관 및 이용자의 설정에 따름. 보낸 메일은 초대한 회원의 Gmail 보낸편지함에 남습니다. |
③ 음성 녹음은 어떠한 외부 서비스에도 제공하지 않습니다.
④ 회사는 개인정보를 판매하거나 광고 목적으로 제3자에게 제공하지 않습니다.
제6조(개인정보 처리업무의 위탁)
① 회사는 원활한 개인정보 업무 처리를 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다.
| 수탁자 | 위탁하는 업무의 내용 | 위탁하는 개인정보의 항목 |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | 서비스 접속의 중계. 서비스가 보관하는 자료는 회사가 직접 운영하는 서버에 보관하며, 그 보관은 위탁하지 않습니다. | 이용자와 서비스 사이에 오가는 통신 내용, 접속 IP 주소 및 접속 일시. 통신 내용은 전송하는 동안에만 처리되며 보관되지 않습니다. 접속 기록은 Cloudflare, Inc.가 정한 기간 동안 남을 수 있습니다. |
| Google LLC (Gemini API) | 언어 모델을 이용한 발화 분류, 모호한 동의 발화의 판정, 발화의 맥락 해석, 회의 요약 작성, 할 일 및 결정 사항의 짧은 제목 작성 및 논의 누락 확인 | 가림 처리된 회의 문장(해당 발화와 그 전후 문장). 모호한 동의 발화의 판정의 경우 분류에서 모호하다고 판단된 발화에 한합니다. 회의 요약 작성의 경우 분석에 동의한 화자의 가림 처리된 회의 문장 전체와 그 회의에서 추출된 결정 사항 및 할 일. 짧은 제목 작성의 경우 서비스가 회의에서 추출하여 작성한 할 일 및 결정 사항의 문장에 한하며, 이용자가 직접 입력하거나 수정한 문장은 전송하지 않습니다 |
| Google LLC (Gemini API) | 언어 모델을 이용한 회의 간 연결 판단 | 가림 처리된 주제 발췌문 및 결정 사항의 문장(두 회의의 것을 한 쌍으로) |
| Google LLC (Gemini API) | 언어 모델을 이용한 AI 비서 응답 및 회의 후 조사 문서 생성 | 이용자의 질문, 조회 결과의 요약, 조회된 항목의 제목과 본문의 앞부분(가림 처리된 발화 문장, 결정 사항 및 할 일을 포함하며, 담당자 성명 및 기한이 포함될 수 있음), 인용한 회의의 제목 및 일시 |
| Google LLC (Gemini API 및 Google 검색) | 언어 모델을 이용한 회의 중 조사(조사할 질문의 감지, 이용자가 고른 문장의 질문 정리, 웹 검색 및 조사 문서 작성) | 녹음을 시작할 때 참석자의 동의를 확인한 회의에 한하여, 회의 중 전사된 가림 처리된 문장(화자 표시 없이 최대 12줄), 조사할 질문 문장, 분석에 동의한 화자의 지난 회의 발화의 앞부분과 그 회의의 제목 및 일자. Google 검색에는 조사할 질문 문장만 전송하며, 이용자가 고른 문장은 사람과 개인정보를 뺀 질문으로 정리한 뒤 전송합니다 |
② 언어 모델을 이용한 발화 분류, 모호한 동의 발화의 판정, 발화의 맥락 해석, 회의 요약 작성, 짧은 제목 작성 및 회의 중 조사에서는 팀 구성원 명단에 등록된 성명을 전송 전에 식별할 수 없는 표지로 치환합니다. 명단에 등록되지 않은 성명은 치환되지 않으며, 그 밖의 기능(논의 누락 확인, 회의 간 연결 판단, AI 비서)에서는 문장 및 항목에 포함된 성명을 치환하지 않습니다.
③ 언어 모델을 이용한 기능은 회사가 해당 기능을 활성화한 경우에 한하여 제공됩니다. 음성 녹음은 언어 모델에 전송하지 않습니다.
④ 회사는 위탁계약을 체결할 때 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 위탁업무 수행 목적 외 개인정보 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리·감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독합니다.
⑤ 위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경되는 경우에는 지체 없이 이 개인정보 처리방침을 통하여 공개합니다.
제7조(개인정보의 국외 이전)
① 회사는 서비스 제공을 위하여 다음과 같이 개인정보를 국외로 이전합니다.
| 이전받는 자 | 이전되는 국가 | 이전 일시 및 방법 | 이전 항목 | 이용 목적 | 보유 및 이용 기간 |
|---|---|---|---|---|---|
| Google LLC | 미국 | 로그인하는 때, 캘린더에 일정을 등록하는 때, Gmail로 초대 메일을 보내는 때, 언어 모델을 이용한 기능을 사용하는 때에 정보통신망을 통하여 전송 | 제5조 및 제6조에 기재한 항목 | 본인 인증, 일정 등록, 팀 초대 메일의 발송, 언어 모델을 이용한 분석 및 AI 비서 응답 생성 | 제5조 및 제6조에 기재한 기간 |
| Cloudflare, Inc. | 미국 및 Cloudflare 네트워크가 있는 국가 | 이용자가 서비스에 접속하는 때마다 정보통신망을 통하여 전송 | 이용자와 서비스 사이에 오가는 통신 내용, 접속 IP 주소 및 접속 일시 | 서비스 접속의 중계 | 통신 내용은 전송하는 동안에만 처리하며 보관하지 않음. 접속 기록은 Cloudflare, Inc.가 정한 기간 동안 남을 수 있음 |
| Slack Technologies, LLC | 미국 | 확인 요청 또는 알림을 보내는 때에 정보통신망을 통하여 전송 | 제5조에 기재한 항목 | 확인 요청 및 알림의 전달 | 제5조에 기재한 기간 |
| Notion Labs, Inc. | 미국 | 이용자가 항목을 확정하는 때에 정보통신망을 통하여 전송 | 제5조에 기재한 항목 | 팀의 업무 기록 작성 | 제5조에 기재한 기간 |
| Atlassian Pty Ltd | 호주, 미국 | 이용자가 항목을 확정하는 때에 정보통신망을 통하여 전송 | 제5조에 기재한 항목 | 팀의 업무 항목 등록 | 제5조에 기재한 기간 |
② 이용자는 외부 서비스를 연결하지 않는 방법으로 해당 서비스로의 국외 이전을 거부할 수 있습니다. Google 로그인에 따른 이전을 거부하는 경우에는 서비스를 이용할 수 없습니다.
제8조(정보주체와 법정대리인의 권리·의무 및 행사 방법)
① 정보주체는 회사에 대하여 언제든지 개인정보의 열람, 정정, 삭제, 처리정지 요구 등의 권리를 행사할 수 있습니다.
② 정보주체는 다음의 권리를 서비스 내에서 직접 행사할 수 있습니다.
| 권리 | 행사 방법 및 효과 |
|---|---|
| 본인 발화 및 음성 특징정보의 삭제 | 서비스 내에서 직접 삭제합니다. 회원 자격은 유지됩니다. |
| 회원 탈퇴 | 서비스 내에서 직접 탈퇴합니다. 발화, 음성 특징정보 및 회원 정보가 삭제됩니다. |
| 가림 처리되지 않은 개인정보의 신고 | 전사문에서 해당 부분을 선택하여 신고합니다. 즉시 가림 처리되며 분석 결과에도 반영됩니다. |
| 본인 발화 비율의 열람 | 본인만 열람할 수 있습니다. 팀 관리자를 포함한 다른 사람은 열람할 수 없습니다. |
| 팀의 문서 자료의 삭제 | 팀의 자료 화면에서 직접 삭제합니다. 팀 구성원 누구나 할 수 있으며, 삭제된 자료는 복구할 수 없습니다. |
③ 제2항 외의 권리 행사는 「개인정보 보호법 시행령」 제41조 제1항에 따라 서면, 전자우편 등을 통하여 할 수 있으며, 회사는 이에 대하여 지체 없이 조치합니다.
④ 제1항에 따른 권리 행사는 정보주체의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 할 수 있습니다. 이 경우 「개인정보 처리 방법에 관한 고시」 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출하여야 합니다.
⑤ 개인정보의 열람 및 처리정지 요구는 「개인정보 보호법」 제35조 제4항 및 제37조 제2항에 따라 정보주체의 권리가 제한될 수 있습니다.
⑥ 개인정보의 정정 및 삭제 요구는 다른 법령에서 그 개인정보가 수집 대상으로 명시되어 있는 경우에는 그 삭제를 요구할 수 없습니다.
⑦ 회사는 정보주체의 권리에 따른 열람, 정정·삭제, 처리정지의 요구를 받은 경우 요구를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 확인합니다.
⑧ 서비스에 가입하지 않은 회의 참석자는 제13조의 연락처를 통하여 본인 발화의 삭제 등 이 조의 권리를 행사할 수 있습니다.
제9조(회의 녹음에 대한 동의)
① 음성을 업로드하거나 실시간 회의를 시작하는 이용자는 회의 참석자 전원에게 녹음 및 분석 사실을 알리고 동의를 받아야 합니다. 회사는 음성을 업로드하는 때에 그 확인을 별도로 받지 않습니다.
② 해당 회의가 속한 팀의 구성원은 회의별로 참석자 전원이 동의하였음을 확인하여 기록할 수 있으며, 회사는 확인자와 확인 일시를 기록합니다. 확인은 음성을 업로드한 이용자가 아닌 팀 구성원도 할 수 있습니다.
③ 회사는 동의가 확인되지 아니한 회의의 발화를 할 일 및 결정 사항의 추출, 논의 누락의 탐지, 회의 간 연결에 이용하지 않습니다. 이 경우에도 해당 발화의 전사문은 가림 처리된 상태로 저장됩니다.
제10조(음성 특징정보의 처리)
① 회사는 회의의 화자를 구분하고, 본인이 확인한 음성을 이후의 회의에서 식별하기 위하여 음성 특징정보를 처리합니다.
② 음성 특징정보는 음성에서 추출한 수치 정보이며, 회사는 음성 녹음 자체를 보관하지 않습니다.
③ 정보주체는 제8조에 따라 언제든지 본인의 음성 특징정보를 삭제할 수 있습니다.
④ 음성 특징정보는 회사가 해당 기능을 활성화한 환경에서만 저장하며, 기본값은 비활성입니다. 비활성인 환경에서는 회의별 음성 특징정보와 음성 프로필을 저장하지 않습니다.
제11조(개인정보의 안전성 확보조치)
회사는 개인정보의 안전성 확보를 위하여 다음과 같은 조치를 하고 있습니다.
- 저장 전 가림 처리: 전사문에 포함된 전화번호, 전자우편 주소, 주민등록번호, 계좌번호 및 신용카드번호를 데이터베이스에 저장하기 전에 가림 처리합니다.
- 음성 녹음의 미보관: 음성 녹음은 전사하는 동안에만 임시로 처리하고 전사 종료 즉시 삭제합니다.
- 접근 통제: 회의 기록, 할 일, 결정 사항, 논의 누락 리포트 및 회의 간 연결 정보는 해당 회의가 속한 팀의 구성원만 열람할 수 있도록 합니다.
- 연동 정보의 암호화: 외부 서비스의 접근 토큰은 암호화하여 저장합니다.
- 외부 전송의 검사: 외부로 전송되는 요청은 전송 직전에 검사하여, 가림 처리되지 않은 전화번호, 전자우편 주소 또는 계좌번호가 포함된 경우 전송하지 않습니다.
- 기록의 최소화: 전사 내용은 로그 및 오류 메시지에 기록하지 않으며 식별자만 기록합니다.
- 전송 구간의 암호화: 서비스는 암호화된 통신(HTTPS)으로 제공합니다.
- 개발 절차: 모든 변경은 코드 검토와 자동 검사를 거치며, 개인정보 보호 규칙에 어긋나는 변경은 반영하지 않습니다.
제12조(개인정보 자동 수집 장치의 설치·운영 및 거부에 관한 사항)
① 회사는 로그인 절차를 진행하고 로그인 상태를 유지하기 위하여 쿠키(cookie)를 사용합니다.
② 쿠키는 로그인 요청의 확인 및 세션의 식별에만 사용하며, 웹브라우저의 스크립트가 읽을 수 없도록 설정합니다.
③ 이용자는 웹브라우저의 설정을 통하여 쿠키의 저장을 거부할 수 있습니다. 쿠키의 저장을 거부하는 경우 로그인이 필요한 서비스를 이용할 수 없습니다.
④ 회사는 쿠키 외에 화면의 편의를 위하여 이용자의 웹브라우저 저장 공간에 다음의 값을 둡니다. 이 값은 해당 웹브라우저에만 저장되며, 회사는 이를 이용 행태의 분석에 사용하지 않습니다.
- 이용자가 마지막으로 선택한 팀의 식별자: 다른 화면으로 이동하여도 같은 팀을 보여 주기 위한 것으로, 이용자가 팀을 선택한 때에만 기록합니다.
- 회의별로, 이전 회의에서 넘어온 할 일 안내를 확인하였다는 표시
- 팀 초대 링크의 초대 토큰: 초대 링크를 연 뒤 로그인을 거치는 동안 해당 탭에만 임시로 보관하며, 초대를 수락하거나 거절하면 삭제하고 탭을 닫으면 사라집니다.
⑤ 이용자는 웹브라우저의 설정을 통하여 제4항의 저장을 거부하거나 저장된 값을 삭제할 수 있습니다. 이 경우 선택한 팀이 유지되지 않는 등 해당 편의 기능만 동작하지 않으며, 서비스는 그대로 이용할 수 있습니다.
⑥ 회사는 온라인 맞춤형 광고 등을 위한 행태정보를 수집·이용·제공하지 않으며, 이용 행태를 분석하는 외부 도구를 사용하지 않습니다.
제13조(개인정보 보호책임자)
① 회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지고, 개인정보 처리와 관련한 정보주체의 불만 처리 및 피해 구제 등을 위하여 다음과 같이 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 성명 | 강민구 |
| 직책 | 팀원 |
| 연락처 | [email protected] |
② 정보주체는 회사의 서비스를 이용하면서 발생한 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만 처리, 피해 구제 등에 관한 사항을 개인정보 보호책임자에게 문의할 수 있으며, 회사는 지체 없이 답변하고 처리합니다.
③ 정보주체는 「개인정보 보호법」 제35조에 따른 개인정보의 열람 청구를 제1항의 연락처로 할 수 있습니다.
제14조(권익침해 구제 방법)
정보주체는 개인정보 침해로 인한 구제를 받기 위하여 아래의 기관에 분쟁 해결이나 상담 등을 신청할 수 있습니다.
| 기관 | 전화 | 누리집 |
|---|---|---|
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| 대검찰청 | (국번 없이) 1301 | www.spo.go.kr |
| 경찰청 | (국번 없이) 182 | ecrm.police.go.kr |
제15조(개인정보 처리방침의 변경)
① 이 개인정보 처리방침은 2026년 10월 12일부터 적용됩니다.
② 회사는 이 개인정보 처리방침을 변경하는 경우 변경 내용과 시행일을 시행일 7일 전부터 서비스 화면에 공지합니다. 다만, 정보주체의 권리에 중대한 변경이 있는 경우에는 시행일 30일 전부터 공지합니다.